Negocios con el Condado de Orange

PORTAL DE ADQUISICIONES ELECTRÓNICAS La Oficina de Adquisiciones ha implementado un sistema de adquisiciones electrónicas en línea que envía una notificación por email a los proveedores registrados para los proyectos que concuerdan con los códigos de categoría seleccionados. Puede acceder a este programa a través del siguiente enlace: http://www.ocfl.net/eProcurement , seleccione SUSCRIBIRSE y siga las indicaciones para crear un Perfil de la Compañía. Tenga en cuenta que no queda inscripto automáticamente en el sistema por haber hecho negocios con el Condado anteriormente.

Luego será incluido en una lista de fuentes para la(s) área(s) de códigos de categoría que haya indicado. Se recomienda a los vendedores que consulten regularmente el Portal de Adquisiciones Electrónicas para asegurarse de que están al tanto de todas las solicitudes que podrían interesarles.

Los vendedores pueden enviar sus ofertas y respuestas en línea directamente a través de esta plataforma segura. Esta plataforma cuenta con soporte técnico en vivo:

• Chat (preferentemente): haga clic en el botón que se encuentra en el extremo inferior derecho del portal.
• Email: procurement-support@opengov.com
• Teléfono: 1 (650) 336-7167
• Horarios: de lunes a viernes de 8 a.m. a 8 p.m., hora del este

El objetivo principal de la División de Adquisiciones es realizar compras en la calidad adecuada, la cantidad adecuada, en el momento adecuado, en el lugar adecuado y por el precio adecuado. Todas las compras, excepto las excepciones según la Ordenanza de Adquisiciones, las fuentes exclusivas y los requisitos de emergencia, se realizan mediante un sistema de competencia de solicitudes formales e informales.

El Condado utiliza los siguientes métodos de contratación para adquirir bienes y servicios:

• Compras Mínimas (De hasta $10,000):
  Los requisitos de hasta $10,000 se compran en el mercado abierto con o sin competencia. Sin embargo, se hace todo lo posible para garantizar dichas compras por parte de vendedores de M/WBE certificados.
• Cotizaciones Informales (Más de $10,000 - $150,000):
  Los requisitos superiores a $10,000 - $150,000 se obtienen mediante un mínimo de tres cotizaciones de vendedores seleccionados, uno de los cuales debe ser un vendedor de M/WBE certificado, si está disponible. Los vendedores deben tener especial cuidado al cotizar los precios para garantizar su exactitud. La División de Adquisiciones adjudica los contratos a quien realizó la cotización más baja y de manera responsable.
• Convocatoria de Licitaciones (IFB) Formales y Selladas (Más de $150,000):
  Las licitaciones selladas se solicitan mediante la publicación de una Convocatoria de Licitaciones (IFB). Los Paquete de Licitaciones se preparan con especificaciones y condiciones que incluyen las ofertas de licitación, unidades y cantidad total requerida, instrucciones para la licitación, información de entrega y cualquier requisito especial para la licitación. Además, se incluyen las fechas asignadas para la publicación y la fecha de apertura de licitación. La División de Adquisiciones adjudica los contratos al licitador que realizó la oferta más baja y de manera responsable.
• Solicitudes de Propuestas (RFP) (Más de $150,000):
  Las Solicitudes de Propuestas suelen utilizarse para la adquisición de servicios profesionales (arquitecto-ingeniero), servicios especializados o equipos altamente técnicos. Más allá del precio, la adjudicación se realiza sobre la base de la evaluación de varios criterios, como la experiencia, las calificaciones, la participación de M/WBE, el desempeño anterior y otros factores. Las RFP están diseñadas para seleccionar la mejor propuesta de acuerdo con los criterios estipulados en la RFP. En vez de incluir especificaciones detalladas, que figuran en las Licitaciones Formales Selladas, la RFP suele incluir una serie de objetivos y el alcance del trabajo a realizar.

Cuando una licitación/contrato supera los $100,000, podrían exigirse fianzas (según se especifique en la solicitud). Dependiendo del tipo de proyecto, usted necesita presentar uno de los (3) tipos de fianzas:

FIANZAS DE LICITACIÓN

Las fianzas de licitación se utilizan como garantía en caso de que el licitador se niegue a cumplir su compromiso exigido por escrito en un Contrato y/o no otorgue las fianzas de cumplimiento y de pago dentro de los (10) días luego de la emisión de la Notificación de Adjudicación del Contrato. Si esto sucediera, el monto de la caución del licitador (Fianza de Licitación) será confiscado y retenido por el Condado.

• Debe presentarse con su propuesta de licitación.
• Valor de al menos el diez por ciento (10%) de su propuesta de Licitación Base.

Cuando se requieren Fianzas de Cumplimiento y de Pago, estas deben ser equivalentes al (100%) monto total del Contrato adjudicado.

FIANZAS DE PAGO

Protegen al Condado de las demandas judiciales que surgen por la falta de pago de las deudas de un Contratista incurridas durante el cumplimiento de un contrato.

FIANZAS DE CUMPLIMIENTO

Garantiza el fiel cumplimiento de las obligaciones impuestas sobre el Contratista por el Contrato. Los contratistas deben asentar las fianzas en los registros públicos tal como lo exigen los Estatutos del Estado de la Florida, Capítulo 255.05.

El Condado de Orange se compromete a alcanzar sus objetivos relacionados con las Empresas Propiedad de Minorías y Mujeres (M/WBE) y las Oportunidades Laborales Igualitarias. Para ciertos tipos de contratos, el Condado incluye requisitos para la participación de M/WBE. Para las adquisiciones de hasta $100,000, el Condado puede negociar directamente con una M/WBE y realizar la adjudicación.

Para obtener más información acerca del Programa de M/WBE, contacte a la División de Desarrollo Empresarial a través del 407- 836-7317.

Cualquier licitador o proponente real o potencial que se considere perjudicado en relación con una adjudicación pendiente puede protestar ante el Gerente de la División de Adquisiciones. Se seguirá el procedimiento correspondiente para resolver cualquier protesta. Los procedimientos de protesta están prescritos en la Ordenanza del Condado de Orange.

Para obtener información sobre los periodos de cabildeo y bloqueo y los procedimientos de protesta, remítase al siguiente sitio web:

Las facturas deben enviarse directamente al departamento/división a la dirección que figura en la orden de compra. Las respuestas a sus preguntas sobre los pagos se las dará el Departamento de Finanzas del Condado: 407-836-5715.

Las facturas deben incluir las cantidades y unidades correspondientes y el precio total, tal como figura en el contrato. No se realizará ningún pago antes de la recepción y aceptación de los productos y servicios por parte de los representantes autorizados del Condado.

El sistema informático de compras del Condado contabiliza los fondos de manera simultánea cuando ingresa el pedido. La orden de compra se envía el mismo día y está lista para procesar el pago inmediatamente después de haber recibido y aceptado los bienes y servicios. El Condado procesa el pago de la mayoría de las facturas dentro de un plazo de treinta (30) días, y agiliza los pagos cuando se realizan descuentos adicionales por pago oportuno. Todos los pagos deben efectuarse en conformidad con la Ley de Pago Oportuno del Gobierno Local.

El Condado está exento del Impuesto sobre las Ventas del Estado de Florida. Si se le solicita, el Condado proporcionará una copia de su Certificado de Exención de Impuestos. Se deducirá cualquier impuesto de este tipo incluido en una factura emitida al Condado y se pagará el monto restante.

La política de adquisiciones del Condado prohíbe la aceptación de regalos en todo momento. Los empleados no deben comprometerse con ningún proveedor y no participarán en ninguna transacción del Condado de la que se beneficien directa o indirectamente.

Esta Ética y Política de Vendedores abarca las prácticas y procedimientos empresariales en el sentido más amplio. No abarca todas las cuestiones que puedan surgir, pero ofrece un conjunto básico de principios para guiar a todos los empleados, funcionarios y directores de las compañías que realizan transacciones con la Junta de Comisionados del Condado de Orange.

El cumplimiento de la ley en letra y espíritu es la base sobre la que se construyen los principios éticos de un vendedor. Todos los empleados, funcionarios y directores de los vendedores deben respetar y obedecer las leyes y regulaciones de las entidades con las que operan.

Requisitos para los vendedores que hacen negocios con el Condado:

• Deberán revelar cualquier conflicto de intereses de inmediato.
• No deberán beneficiarse de un conflicto de intereses por parte de un empleado del Condado.
• No compensarán a los empleados del Condado por la realización de cualquier actividad relacionada con el desempeño de sus funciones públicas. • No harán contribuciones políticas ilegales.
• No se beneficiarán, directa o indirectamente, del uso de cualquier conocimiento o dato secreto o confidencial del Condado que un empleado del Condado haya revelado de manera ilegal.
• No influirán, ni intentará influir o hacer influir, a ningún empleado del Condado en su carácter oficial de manera que pueda tender a perjudicar su objetividad o independencia de criterio.
• No influirán, ni intentarán influir o hacer influir a ningún empleado del Condado para que utilice, o intente utilizar, su cargo oficial a fin de garantizar privilegios o ventajas injustificadas para el vendedor o cualquier otra persona o entidad.
• No enviarán regalos para las fiestas, regalos de bienvenida a la nueva oficina, muestras de agradecimiento u otros artículos de cualquier valor a la División de Adquisiciones del Condado de Orange ni a los miembros del personal. Además, es inapropiado invitar al personal de la División de Adquisiciones a comidas, fiestas, eventos deportivos, espectáculos teatrales y eventos sociales similares.
• Deberán informar de inmediato cualquier comportamiento ilegal o poco ético.

Todas las compras del Condado de Orange las realiza u ordena la División de Adquisiciones que se encuentra ubicada en 400 E. South Street, 2.° Piso, Orlando, Florida 32801. Nuestro número de teléfono es el 407-836-5635 y el número de fax es el 407-836-5899, o envíenos un email a Procurement@ocfl.net.